Helpoin mahdollinen järjestelmä asioiden tekemiseen
Olen aina ollut jonkilainen myöhäisherännäinen. Peruskoulun alaluokilla minä vasta kuuntelin Klamydiaa kun muut pojat olivat jo siirtyneet kuuntelemaan Sepulturaa ja muita kirkonpoltto-heviksi luokiteltuja orkestereita1.
Niinpä vasta nyt, lähestyessäni kolmeakymmentä ja tuntiessani jonkinlaisia kolmenkympin kriisin-oireita – joihin sivumennen sanoen kuuluu muun muassa taipumus toimia oman elämänsä muutosjohtajana - olen alkanut kiinnostua asioiden tekemisestä entistä tehokkaammin ja tuottavammin. Sitä kautta toivottavasti myös saan mielenrauhaa ja stressittömän olon myös työpäivän jälkeen, vapaa-ajallani.
Myöhännäisherännäisenä löysin tietysti vähän (tai oikeastaan aika paljonkin) myöhässä ratkaisuksi David Allenin GTD- eli Getting Things Done-menetelmän. Allenin suositun Kerralla valmista (Bazar, 2008) englanninkielinen painoshan tuli jo vuonna 2001.
Nopean googletuksen jälkeen suurin pöhinähän aiheen ympärillä on Suomessa ollut jo vuosina 2006 – 2008. Nyt se tuntuu olevan so last season.
Oma tutustumiseni aiheeseen alkoi vasta 2009 kun päädyin jonkun satunnaisen googlauksen kautta jollekin – en muista mille – verkkosivulle tai blogiin, jossa menetelmä mainittiin. Hain lisää tietoa verkosta ja jonkun kirjakaupan hyllyssä – hieman piilossa – huomasin suomenkielisen painoksen kirjasta. Ostin sen ja menin kotiin lukemaan sen.
Tai tarkemmin sanoen ahmimaan, sillä luin sen yhdeltä istumalta. Päätin kuitenkin, että kokeilen kirjan vinkkejä, koska ne vaikuttivat helpoilta ja kohtuullisen yksinkertaisilta. Muutaman hetken ajan onnistuin keräämään tehtäviä käsiteltäviksi mutta jotenkin minulla aina meni enemmän aikaa järjestelmän suunnitteluun kuin tehtävien tekemiseen. Lopulta lipsuin niistä jatkuvasti.
Yksinkertaisuus on valttia
Edellisestä kerrasta viisastuneena mutta edelleen kaaokseen ja tekemättömiin töihin kyllästyneenä aloitin uudestaan noin puolisentoista kuukautta sitten. Tällä kertaa palasin maistelemaan jo aikaisemmin löytämääni ja Leo Babautan kehittämää ZTD- eli Zen To Done-menetelmää, joka pohjautuu Allenin GTD:hen.
Menetelmähän on yksinkertainen. Se sisältää 10 tapaa, joita noudattamalla järjestelmä rakentuu pikkuhiljaa. Jokainen tapa opetellaan vaihe kerrallaan ja jokainen itselleen sopivalla tavalla. Kaikkea ei tarvitse tehdä heti, sillä tapojen muuttuminen vakiintuneiksi rutiineiksi kestää pitkään. ZTD:n kymmenen tapaa ovat:
- Kerääminen: Kerääminen on samanlainen tapahtuma kuin GTD:ssäkin. Kaikki mieleen tulevat tehtävät, ajatukset, ideat ja asiat kerätään. Useimmiten se tapahtuu kirjaamalla ne vaikka muistikirjaan tai post-it – lapuille. Oleellista on, että kerääminen ja mieleen juolahtavien ajatusten kirjaaminen on helppoa.
- Käsittely: Samoin kuin GTD:ssäkin tässä asiat käsitellään joko tekemällä ne2 tai siirtämällä ne roskakoriin. Tai asiat delegoidaan jollekin muulle tai ajastetaan tehtäväksi joskus myöhemmin. Oleellista on, että asioita ei koskaan palauteta keräyspaikkaan!
- Suunnittelu: Joka päivä valitaan yhdestä kolmeen sinä päivänä tärkeintä tehtävää (Most Important Tasks) – ja tehdään ne. Joka viikolle valitaan yksi tai muutama isompi kokonaisuus (Big Rocks), jotka pitää saada tehtyä viikon aikana. Päivän tärkeimmät tehtävät liittyvät näihin “isoihin kiviin”.
- Tekeminen: Ehdottomasti tärkeintä koko järjestelmässä on tehdä asioita. Asiat tehdään yksi asia kerrallaan ja aina keskittyen siihen käsillä olevaan asiaan ilman häiriöitä. Tämä on se tapa, joka pitää saada toimimaan tai muuten kaikki kaatuu.
- Listat tai muu luotettava järjestelmä: Kuten Gtd:ssäkin tehtäviä ja toimia sijoitetaan listoihin, jotka perustuvat itselle sopiviin konteksteihin eli ympäristöihin (kuten @Koti, @Toimisto, @Juoksevat asiat jne.). Oleellista on pitää listojen määrä mahdollisimman pienenä ja listat yksinkertaisina.
- Organisointi: Keräämisen jälkeen on pidettävä työpöytä ja kaikki muut paikat puhtaina. Organisointi tarkoittaa järjestystä (ja tapaa), jossa asiat aina laitetaan keräyspaikkaan, josta ne käsitellään. Asioita ei saa koskaan päästää valumaan tai ajelehtimaan ympäriinsä. Tämän asian varmistaminen on organisointia – tai kansan kielellä järjestelyä.
- Uudelleen arviointi: Järjestelmään kuuluu sen toimivuuden tarkastelu sekä jatkuvat viikkotarkastukset (kuten GTD:ssäkin). Niiden avulla arvioidaan pitääkö järjestelmää muuttaa tai saavutetaanko ne tavoitteet, joita järjestelmällä on haluttu aikaansaada. Ei pidä myöskään väheksyä vaikutusta, joka on sillä tunteella kun viikoittain näkee tehtävien sujuneen kuin itsestään.
- Yksinkertaistaminen: GTD:n ongelma on se, että siinä kaikki tehtävät yritetään hoitaa. ZTD:n yksi perusajatus on, että yksinkertaistetaan ja karsitaan tehtävät asiat ja järjestelmä sellaiseksi, että kaikki tarvittavat asiat tulevat hoidettua ja järjestelmä pyörii kuin itsestään.
- Rutiinien luominen: GTD on hieno järjestelmä mutta Leo Babauta kirjoittaa, että monet ihmiset kokevat sen vaikeaksi, koska se ei ole niin järjestelmällinen tai muodollinen kuin he tarvitsisivat. Tämän takia ZTD:ssä halutaan luoda selkeitä rutiineja ja tapoja, jotka toistuessaan antavat turvallisuuden ja onnistumisen tunteen, ilman turhaa stressiä ja epävarmuutta järjestelmän toimivuudesta.
- Omien intohimojensa löytäminen: Viimeisellä tasolla, kun kaikki tavat ovat iskostuneet ihmisiin on aika tarkastella tehtäviä asioita ja löytää sieltä erityisesti ne asiat, jotka saavat tekijänsä liekkeihin, syttymään ja innostumaan. Löytämään omat intohimonsa. Sillä niiden asioiden tekeminen, jotka ovat intohimoja, on oikeasti paljon helpompaa.
Vaiheittain alkuun
Olen yrittänyt itse tehdä järjestelmästäni mahdollisimman yksinkertaisen, jotta en sortuisi taas samanlaiseen järjestelmän suunnittelukierteeseen kuin edellisellä kerralla. Tällä kertaa olen lähtenyt tavoittelemaan yksinkertaisinta mahdollista ZTD-järjestelmää.
Tällä hetkellä harjoittelen itse vasta keräämistä apuvälineinäni musta muistikirja sekä android-puhelimessa oleva GTasks-ohjelma. Muistikirja toimii manuaalisena keräyspaikkana ja GTasks on jo oikeastaan seuraavaa vaihetta eli listojen ja järjestelmän luomista sekä ylläpitoa. Asioita kyllä kerääntyy näihin kumpaankin mutta suurin haaste on vielä saada käsiteltyä ja tehtyä niitä.
Käsittelyvaiheessa en ole vielä luonut rutiinia tai kokemusta, jolla osaisin selkeästi asettaa keräämäni asiat tuhottaviin ja tehtäviin. En ole vielä myöskään oppinut aamuisin tekemään pientä ajatusharjoitusta, jossa asettaisin päivän tärkeimmät tehtävät järjestykseen. Viikkotarkastuksen, jossa siirrän viimeistään muistikirjasta asiat GTaskiin olen sentään onnistunut pitämään muutamaan kertaan.
GTask minulla on taas käytössä sen takia, että se liittyy mielestäni kohtuullisen miellyttävästi ja ehdottomasti parhaiten kaikista kokeilemistani to do – listaohjelmista Gmailiin. Gmailiin, jonka synkronoin työpaikan Outlook-kalenterin kanssa. Ainut selkeä puute järjestelyssä on Gmailin ja sen tehtävien sekä Outlookin tehtävien synkronoinnin mahdottomuus, minkä takia pidänkin Gmailin sisältämää Työlistaa ponnahdusikkunana työpöydälläni.
Työlistaa en ole muokannut kummemmin. Enkä ainakaan lisännyt uusia listoja esimerkiksi kontekstin mukaan. Kokeilin sitä aiemmin mutta jotenkin se jatkuva pomppiminen digitaalisissa listoissa ei oikein onnistunut. Listan tarkastelun kannalta voidaan todeta, että perinteiset käsinkirjoitetut muistikirjassa tai paperilla kulkevat listat ovat ehkä vielä tänäkin päivänä käyttöliittymältää lyömättömiä.
Nyt pidän vain yhtä listaa GTaskissa, joka on myös Gmailin oletuksena oleva Työlista. Vain päivämäärät määrittävät tehtävien tärkeyttä.
Tästä tämä jatkuu.